Mas não precisa - e não deveria - ser assim. De fato, quando realizadas adequadamente, as reuniões podem ser uma ferramenta altamente eficaz. A chave é torná-las não apenas suportáveis, mas realmente produtivas - e garantir que o tempo que todos estão gastando longe de suas mesas não seja desperdiçado.
Então, como isso pode ser feito? Bem, com algum planejamento prévio e um toque de bom senso, na verdade. Aqui estão algumas idéias de reunião de equipe para tirar o melhor proveito da sua equipe.
1. Garantir que uma reunião seja realmente necessária
Na maioria dos casos, a transparência em toda a organização é uma coisa boa. Informar os funcionários sobre o quadro geral deve, é claro, ser incentivado. Mas as atualizações da empresa realmente exigem que todos reduzam as ferramentas por uma hora ou podem ser distribuídas por e-mail? Ou, se você estiver usando ferramentas colaborativas em que todos possam ver o progresso individual de um projeto em particular, você realmente precisará marcar uma reunião para solicitar atualizações de status às pessoas?
Isso pode parecer senso comum, mas as equipes ainda perdem um tempo valioso cobrindo tópicos que não precisam ser discutidos. Isso cria uma atitude negativa em relação às reuniões e pode começar a ser visto como uma tarefa dos trabalhadores, e não como uma atividade essencial no local de trabalho. Em vez disso, tente apenas convocar reuniões quando desejar avançar com algo ou quando algo importante precisar ser dito, em vez de passar pelo mesmo terreno cansado. Lembre-se: ter reuniões não é uma coisa ruim - mas ter muitas é.
2. Comece suas reuniões com um estrondo
Enquanto todos entram na sala e se sentam, é provável que ninguém esteja mentalmente preparado para a reunião. A maioria das pessoas provavelmente ainda estará pensando na tarefa da qual acabou de ser afastada, enquanto o resto simplesmente espera que as próximas horas não sejam muito dolorosas.
É por isso que é importante atrair a atenção das pessoas rapidamente e concentrar sua mente. Você provavelmente não conseguirá isso iniciando diretamente uma microanálise detalhada das mais recentes projeções trimestrais do Marketing; portanto, tente um pequeno questionário ou um quebra-cabeças. Isso relaxará as pessoas e desviará sua mente do trabalho, além de envolvê-las no processo geral. Como alternativa, reproduza um vídeo engraçado ou conte uma história interessante - qualquer coisa para atualizar e estimular sua equipe.
3. Tenha uma direção
'Ter uma agenda' é provavelmente a instrução mais usada no livro de regras da reunião de equipe - santificada por alguns e ridicularizada por outros -, mas merece consideração. Afinal, é muito difícil alcançar os objetivos de sua reunião se você não souber quais são esses objetivos.
A chave é saber claramente o que você quer que aconteça e permanecer nesse curso; um mantra que pode parecer sensato, mas ignora a tendência de praticamente qualquer reunião a desviar-se irremediavelmente da pista. Para combater isso - ou pelo menos contê-lo - é uma boa idéia nomear alguém (você ou um colega) para atuar como vigia e manter as coisas na direção certa.
Isso não significa que você deve desligar ou ignorar quaisquer pontos positivos apenas porque eles não estão relacionados. Se alguém levantar uma questão que vale a pena discutir mais, mas não se enquadra nos objetivos que você definiu, registre-a na ata da próxima reunião.
4. Faça pausas
Para reuniões mais curtas, isso pode não ser aplicável, mas para qualquer coisa que se estenda por mais de uma hora, é vital garantir que todos na sala possam ter pelo menos uma pequena pausa. Pode ser difícil se concentrar quando você está procurando o banheiro ou desesperado por um cigarro, e não faz sentido tentar trocar idéias com as pessoas quando elas não estão fisicamente confortáveis.
Também é difícil obter grandes quantidades de informações e oferecer contribuições significativas quando você está nisso há 40 minutos seguidos; até alguns minutos para um alongamento rápido das pernas podem revigorar as pessoas e dar ao cérebro a chance de ver as coisas de maneira diferente.
5. Envolver toda a sua equipe
Uma das razões pelas quais as reuniões às vezes podem falhar é que são sempre as mesmas vozes dominando semanalmente. Além do fato de que isso faz com que outras pessoas se desliguem, isso também significa que todo o potencial da equipe não está sendo utilizado. Por exemplo, um dos membros mais silenciosos e introvertidos da equipe pode ter a solução perfeita para um problema específico, mas pode não se sentir confortável em falar e compartilhá-lo.
É aqui que cabe a quem está encarregado da reunião envolver todos os membros da equipe e fazer com que eles contribuam - independentemente de suas sugestões serem boas ou ruins. Se isso envolve andar pela sala e simplesmente perguntar às pessoas diretamente ou algo mais enigmático, como jogar um brinquedo de pelúcia, o importante é que existem idéias diferentes flutuando e sendo ouvidas.
6. Verifique se todo mundo tem chance de se preparar
O problema do brainstorming é que dizer a um grupo de pessoas que é criativo geralmente é a maneira mais fácil de eliminar qualquer pingo de inovação. Em vez de colocar as pessoas no local, planeje com antecedência. Assim que você reservar uma sala de reunião, dê aos membros da equipe o máximo de antecedência possível para encontrar pelo menos uma solução para um problema específico por conta própria e, durante a reunião, se concentre em realmente escolher a melhor.
É muito mais provável que as pessoas tenham idéias melhores quando recebem espaço e tempo. Em vez de ficarem sentadas juntas em uma sala tentando elaborar o primeiro plano que vem à mente, o grupo pode dedicar um tempo para discutir e analisar qual seria o melhor curso de ação.
7. Altere a configuração agora e depois
Lembra-se de quando você estava na escola em um dia ensolarado e o professor às vezes levava a aula para fora, em vez de forçar todo mundo a ficar miseravelmente em casa? Bem, você também pode adotar essa abordagem para as reuniões. De fato, relaxar em um parque banhado pelo sol tem muito mais probabilidade de atrair a atenção criativa de todos do que ficar amontoado em uma pequena sala lateral cinza olhando zelosamente pela janela.
Obviamente, isso nem sempre é prático - especialmente se houver membros da equipe conectados remotamente, como por meio do Hangouts. Mas o princípio é o mesmo. Discutir estratégias durante o almoço no Nando's pode ser um pouco clichê, mas pelo menos a visão é diferente - e o Wi-Fi é gratuito!
As reuniões são uma ótima maneira de trabalhar em conjunto para solucionar problemas e problemas, além de garantir que todos estejam na mesma página e indo na direção certa. Mas, muitas vezes, eles podem afastar você de assuntos mais importantes e parecer uma perda de tempo - especialmente quando Roger, da Accounts, tem seu discurso semanal sobre o uso da caneca.
Em vez disso, seguindo o guia acima, você pode negar muito do que as pessoas fazem nas reuniões do meio da tarde e se concentrar em garantir que o tempo que você passa juntos como equipe seja tão produtivo, valioso e bem-sucedido, como as reuniões foram originalmente planejadas. estar.
Você tem outras dicas para garantir que as reuniões ocorram sem problemas? Deixe-nos saber nos comentários abaixo…
