Embora não precisemos necessariamente canalizar o espírito de William Shakespeare quando estamos enviando um e-mail para nossos colegas ou gerentes, ainda é importante aplicar uma boa etiqueta no seu Gmail ou Yahoo! mensagens de correio.
Lembre-se: há a escrita de email lenta e a composição formal de email. Qual você deseja utilizar quando estiver no escritório?
Vamos colocar desta maneira: se você deseja ser levado mais a sério e considerado mais profissional, recomendamos o último. Vamos colocar de outra maneira: você não se irrita quando Bill do Marketing envia mensagens que parecem mais spam da década de 1990?
Então, o que exatamente é a etiqueta profissional de e-mail em 2018 e além?
Temos uma coleção de dicas para escrever um e-mail comercial que não parece que um adolescente escreveu no Snapchat, mas sim por um adulto competente.
1. Use linguagem profissional
Claro, no mundo exterior, você está abreviando suas palavras, escrevendo um idioma inapropriado que nunca usaria no local de trabalho e usando o idioma inglês com abandono imprudente - não nos importamos quantas vezes você o faz, por favor, pare de escrever 'poderia de ', ' gr8 'e' LOL 'em todos os emails da sua empresa - esses são os pecados comuns de email.
Aqui está como compor um email genérico para uma configuração profissional:
- abra seu email com uma saudação
- chegar ao conteúdo do seu email imediatamente
- parte bem com uma aprovação amigável, como 'obrigado', 'sinceramente' ou 'muitas felicidades'.
Quando você deseja adicionar outra camada de profissionalismo, atenha-se apenas aos e-mails relacionados ao escritório.
2. Comunique o tom certo
Se há algo difícil ao enviar um e-mail, é dar um tom.
Como o destinatário não está se comunicando física e verbalmente com você, pode ser difícil para o indivíduo entender o que realmente está dizendo. De engraçados a graves, os e-mails podem diminuir o tom de todos os seus e-mails.
Quantas vezes uma piada inofensiva lhe causou problemas?
A principal dificuldade é superar esse obstáculo e tentar comunicar o tom certo. Existem algumas recomendações para conseguir isso:
- atenha-se a pronomes pessoais ao escrever um email digitalmente
- componha seus e-mails na voz ativa e não na passiva
- escolha suas palavras com cuidado - o adjetivo ou substantivo errado pode causar danos
- conheça os cumprimentos e fechamentos certos, mas não seja muito fofo.
Muitas vezes, lemos muito em uma mensagem em nossa caixa de entrada. Eles são rudes? A mensagem foi sarcástica? O remetente era passivo agressivo?
Essas são perguntas razoáveis que inundam nossa mente ao ler o item mais recente em nossa caixa de entrada, mas é hora de jogá-las fora e perceber que o remetente está apenas enviando um email, não um Dear John nem Dear Amy.
3. Formate seu email
Na verdade, o formato do seu e-mail pode não parecer algo tão importante, mas é apenas uma camada adicional em sua busca para aperfeiçoar suas comunicações formais. Ao escrever um email, você desejará manter um tema consistente e profissional, um modelo que você usará regularmente.
Como é o formato padrão? Geralmente, é Times New Roman, tamanho 11 ou 12, e um espaço após cada parágrafo.
Aqui está um exemplo:
Caro Sr. Vandelay,
Espero que esteja tudo bem.
Recebi sua mensagem e gostaria de agradecer por entrar em contato comigo. Segui seu conselho e inseri dois gráficos no relatório para enfatizar nossos produtos de látex. Você pode ver as imagens que escolhi no arquivo em anexo.
Vamos torcer para que isso impressione nossos clientes japoneses.
Sinceramente,
[Inserir assinatura aqui]
Um formato simples que não é sofisticado é sempre melhor que um opulento e exagerado. Você não precisa de conhecimentos práticos de informática para formatar corretamente um email.
4. Evite nomes de usuário ultrajantes
Esteja você abrindo uma nova conta de e-mail no escritório ou usando seu e-mail pessoal para fins relacionados ao trabalho, você deve fazer o seguinte: evitar o nome de usuário ultrajante ( ou ) . Isso enviará a mensagem errada para seus colegas, supervisores e chefe sobre seu comportamento geral.
Simplificando: use .
5. Revise todas as mensagens
Olha, não somos todos infalíveis, sabia? Cometemos erros, e é por isso que eles colocam borrachas na parte de trás dos lápis e o botão 'Excluir' em nossos teclados. Acontece.
A chave é aprender com os erros. Se o seu objetivo ao longo da vida é corrigir erros e aprender com eles, você poderá começar com seus e-mails.
O seu principal objetivo é revisar todas as mensagens enviadas. Não importa se o e-mail tem dois parágrafos ou uma carta ao alto executivo da empresa. Há duas maneiras de fazer isso: instalar um complemento gramatical em seu navegador - a ferramenta mais popular é a Grammarly - e verifique seu e-mail antes de clicar no botão 'Enviar'.
Se você nunca foi a favor da estrutura de sentenças ou do tempo presente, certamente deve considerar instalar o Grammarly. Você nunca sabe se aprenderá coisas das quais se esqueceu ou não sabia. Quem sabia que havia uma enorme diferença entre "se eu fosse" comparado com "se eu fosse"?
6. Use sua assinatura com sabedoria
Sua assinatura de email é uma ótima ferramenta à sua disposição, pois pode transmitir muitas informações importantes sem que elas sejam adicionadas ao contexto de suas mensagens. Uma assinatura adequada pode reiterar seu nome, título, informações de mídia social ou mesmo alguma frase espirituosa aplicável ao seu setor. Isso pode fazer você se destacar da multidão e permitir que os destinatários se lembrem de você.
Então, como você produz uma assinatura que faz você se destacar?
- limite sua assinatura a quatro linhas no máximo
- adicione ícones de mídia social para trazer sua assinatura para o século XXI
- mantenha as cores simples e consistentes; pule a fonte rosa e padrão com preto
- insira uma frase de chamariz na linha final (lembre-se da parte do escritório)
- abster-se de desperdiçar imóveis valiosos, inserindo seu endereço de e-mail
- publique uma imagem colorida de si mesmo ao lado de sua assinatura
Aqui está uma amostra:
John Smith
Vendedor ambulante, empresa ABC [link para o site]
+ (44) (0) 1632 123456
É assim que você maximiza o poder de uma assinatura de email.
7. Entenda que nada é confidencial
Aqui está a verdade sobre o uso da Internet em 2018: nada é seguro, seguro ou confidencial. Desde infiltrações de dados a violações de segurança e hacks por e-mail, parece que tudo o que você faz online não é mais confidencial e anônimo. Basta perguntar aos executivos da Sony. E isso é importante lembrar da próxima vez que você enviar um e-mail cheio de queixas e um pouco pessoal demais.
Em outras palavras, escreva um email com a ideia de que o restante do escritório possa vê-lo. É melhor simplesmente seguir o seu trabalho e o velho ditado de "se você não tem nada bom para dizer, então não diga nada". Além disso, evite fornecer muitas informações sobre dados corporativos confidenciais.
Ao renunciar a essas sugestões, você também pode arriscar que outras pessoas o leiam. É sua sorte que, uma vez que você reclamou de recursos humanos, a empresa foi invadida!
É verdade que o ambiente do escritório ficou um pouco relaxado nos últimos anos. Isso é potencialmente porque mais millennials entraram na força de trabalho, trazendo sua exuberância e maneiras modernas para o cenário dos escritórios. Mas esse comportamento não deve ser integrado aos seus emails. Deveria ser o contrário: profissional, limpo e educado - como o The Wall Street Journal .
Dizem que o email está morto. Então, qual é o sentido de praticar boas maneiras, afinal? Bem, considerando como o espaço moderno dos escritórios vive e morre por email, é seguro dizer que eles estão errados. Antes de clicar em "Enviar" no seu próximo email, pense se ele atende aos critérios de etiqueta. Caso contrário, você precisará pressionar o 'Backspace' no teclado e começar tudo de novo. Você se veste para o sucesso, então por que não escrever para o sucesso também?
Você escreve e-mails profissionais? Deixe-nos saber na seção de comentários!
