Como tirar atas em uma reunião

Ser designado como o tomador de minutos designado de uma reunião pode ser uma perspectiva assustadora, especialmente se você não tiver feito isso antes. Afinal, dada a responsabilidade de documentar tudo o que é discutido e decidido, milhares de coisas podem dar errado: e se você perder algo importante ou acabar se fazendo de bobo? A última coisa que sua carreira precisa é de um COO insatisfeito, sendo solicitado a se repetir, porque você sente muito, mas você não entendeu bem esse último detalhe.

Exceto que nada disso precisa ser o caso. De fato, com a preparação e a orientação corretas, tirar minutos é realmente um processo relativamente simples, e produzimos um guia rápido e prático detalhando os pontos mais delicados para provar isso.

Então, da próxima vez que seu chefe o colocar em funções de escrivão, respire fundo e não entre em pânico; é assim que as atas das reuniões são tomadas de maneira eficiente e eficaz.

1. Não fique cego

Como com todas as coisas, escrever minutos é muito mais fácil se você tiver preparado cuidadosamente antes. Conhecer com antecedência quem estará presente na reunião, qual será a agenda e o nível de detalhe necessário ajudará a tornar seu trabalho muito mais direto.

Assim que lhe for entregue o dever, você deve passar cinco minutos com seu chefe para obter todas essas informações antes de documentá-las. De longe, a maneira mais rápida e eficaz de fazer isso é usar um modelo de ata da reunião, uma ferramenta útil que garante que você não perca tempo construindo um formato a partir do zero. Dessa forma, quando se trata de tomar notas, tudo já estará organizado e pronto para funcionar.

Se sua empresa é especialista em tecnologia, você pode até carregar o documento de modelo na nuvem, permitindo que os participantes adicionem seu próprio nome à lista e sugiram seus próprios tópicos da agenda. No entanto, sua organização gosta de jogar coisas, um modelo é uma maneira flexível e simples para que todos trabalhem.

2. Saiba o que precisa ser documentado

Em muitos casos - particularmente em reuniões corporativas de alto nível em que votos ou moções podem estar na ordem do dia - as atas que você fizer representam um documento oficial, legalmente admissível. Por exemplo, se um conselho de administração toma uma decisão, então - com o objetivo de transparência - é importante que aqueles que não estão presentes (mas com interesse na empresa) saibam por que essa decisão foi tomada.

Por outro lado, se for uma reunião simples de equipe geralmente de natureza informal, talvez você não precise ser tão rigoroso com os detalhes. De qualquer forma, um rascunho típico incluirá:

  • a data e hora da reunião
  • uma lista completa de participantes (bem como participantes convidados que não puderam participar, geralmente denotados pelo termo 'arrependimentos')
  • quaisquer alterações ou correções das atas da reunião anterior (se aplicável)
  • uma lista dos tópicos pré-determinados da agenda (se fornecidos) e as etapas acionáveis ​​a serem tomadas nesses tópicos, incluindo quem será responsável por eles
  • quaisquer resultados de votação (incluindo contagens) ou moções aprovadas ou rejeitadas (novamente, se aplicável)
  • novos negócios ou questões levantadas durante a reunião que não estavam na agenda acordada
  • quaisquer detalhes da próxima reunião (como data e local).

Conforme mencionado na postagem anterior, vários desses pontos podem ser concluídos antes do início da reunião; portanto, tente fazer o máximo de trabalho braçal possível antes.

3. Faça atas de reuniões

Na verdade, tomar os minutos é geralmente o que assusta a maioria das pessoas; você precisa trabalhar de maneira rápida, eficiente e com o mínimo de interrupção na reunião, que é uma habilidade administrativa que pode exigir algum tempo para ser realizada.

É importante lembrar, porém, que as anotações que você faz durante a reunião são apenas um rascunho; você terá a chance de arrumá-las e fazer com que pareçam profissionais mais tarde. Portanto, se você precisar usar alguma forma de abreviação enigmática para diminuir tudo - ou se se sentir mais à vontade para fazer anotações em um laptop ou tablet - então seja assim (apenas certifique-se de poder traduzi-lo depois!)

Abaixo estão alguns outros pontos-chave a serem lembrados.

  • Não tente escrever a conversa palavra por palavra; isso não só é praticamente impossível, mas também desnecessário (embora as atas sejam um documento legal, as próprias reuniões não são processos judiciais). Em vez disso, tente resumir as decisões e pontos de ação.
  • Embora você não queira interromper a cada cinco minutos, saiba que não há problema em solicitar esclarecimentos sobre determinados pontos (ainda mais se for uma reunião informal).
  • Se você estiver realmente com dificuldades, traga um gravador de voz ou um celular para gravar a reunião (não tanto para a criação de uma transcrição literal, mas para fins de esclarecimento posteriormente). Se você fizer isso, no entanto, deverá informar a todos na sala que os procedimentos estão sendo registrados.

4. Escreva tudo

Como mencionado acima, as anotações feitas durante a reunião são apenas para você; você precisará fazer um polimento para que eles estejam prontos para distribuição.

É uma boa idéia fazer isso logo após a reunião, quando tudo ainda estiver fresco em sua mente. Lembre-se de que, embora a idéia geral seja escrever em um estilo profissional e corporativo, o mais importante é que sua redação seja clara e não deixe dúvidas sobre o que foi decidido e qual é o curso de ação resultante.

Confira estas dicas úteis.

  • Sempre que possível, não pense que "o conselho decidiu que a ação X deve ser tomada". Tente também incluir um pequeno parágrafo explicando sucintamente por que o conselho decidiu tomar essa ação. Se um longo debate preceder uma certa ação ou moção, tente incluir os principais argumentos dados por ambos os lados.
  • Certifique-se de registrar apenas os fatos - não sua opinião ou opinião subjetiva deles. Escreva de forma clara e clara, sem referência às suas próprias observações pessoais.
  • Não se refira às pessoas pelo nome, exceto quando discutir o resultado de movimentos ou segundos.
  • Certifique-se de permanecer no mesmo tempo todo (é comum que os minutos sejam apresentados no passado, mas também é aceitável que eles sejam escritos no presente). Não tente se confundir aqui; apenas mantenha as coisas simples.
  • Certifique-se de que quaisquer documentos externos adicionais mencionados sejam, sempre que possível, anexados como uma adenda (e referidos como tal, como 'o contrato de contrato (consulte o Apêndice B)').
  • Embora não seja preciso dizer nada, verifique e corrija a correção ortográfica do produto acabado antes de distribuí-lo a todos no departamento.

5. Verifique se todos recebem uma cópia

Como tomador de minutos designado, seus deveres não terminam aí; você também deve garantir que as atas sejam acessíveis de maneira fácil e rápida àqueles que as exigem, geralmente por meio do sistema de intranet interno da sua empresa ou da cadeia de e-mails. Você também não deseja que nada seja alterado posteriormente, portanto, garanta que você coloque restrições de edição ou, melhor ainda, faça o upload como PDF.

Além disso, como já mencionado, algumas vezes as atas da reunião anterior exigem alterações no início da próxima reunião. Feitas essas atas, é necessário que a ata seja devidamente arquivada para referência futura (geralmente em formato digital, mas algumas empresas também podem querer manter cópias em papel organizadas). Embora possa não ser sua responsabilidade manter e atualizar esses arquivos (o gerente do escritório provavelmente cuidará disso), verifique se você está ciente de como enviar o seu prontamente e da maneira correta.

E isso é praticamente tudo o que existe. Como você pode ver, levar minutos é muito menos assustador do que muitos imaginam; simplesmente requer alguma diligência e planejamento prévio em seu nome.

Você provavelmente desenvolverá seu próprio sistema para resolver as coisas rapidamente, mas, enquanto isso, certamente não é algo com que você deva se preocupar; basta seguir estas dicas e o resto virá facilmente.

Você tem outras dicas para minutos? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!

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