À medida que o local de trabalho moderno continua a evoluir, o mesmo acontece com a delicada arte do gerenciamento de projetos. Longe vão os dias de mover post-its através de quadros brancos; agora as empresas buscam as ferramentas mais eficientes e econômicas, pois buscam otimizar seu fluxo de trabalho e aproveitar mais ao fazer menos.
O software de gerenciamento de projetos marca todas essas caixas. Independentemente do negócio ou do setor em geral, ele pode ser facilmente personalizado e ajustado para atender aos requisitos de qualquer organização. No entanto, naturalmente, algumas equipes podem hesitar. A resistência à mudança é da natureza humana e, quando há margens de lucro nos resultados, é mais provável que as empresas questionem por que deveriam usar uma ferramenta específica.
Os muitos benefícios do uso de um software dedicado devem dissipar esses medos. Neste artigo, examinaremos algumas dessas vantagens e discutiremos os efeitos positivos que eles podem ter nos seus negócios. Portanto, a menos que você tenha um excedente de notas post-it inundando a despensa, continue a ler…
1. Colaboração mais fácil
Muitas tarefas se sobrepõem aos limites departamentais e locais e, às vezes, pode ser difícil para cada membro da equipe estar ciente do que está acontecendo fora de seu círculo imediato. Felizmente, uma ferramenta de gerenciamento de projetos nega esse problema imediatamente; O Wrike, por exemplo, fornece um fluxo de atividades ao vivo que permite que outros membros da equipe saibam no que você está trabalhando, enquanto também há um recurso de mensagens instantâneas para qualquer consulta persistente.
Como resultado, a natureza rápida e em tempo real de um serviço baseado em software permite que as equipes colaborem sem problemas, evitando possíveis problemas de comunicação. Também pode acabar com as irritantes reuniões de 'atualização' para angariar o progresso de todos; um benefício especialmente útil quando o tempo - e a paciência - são superiores.
2. Melhor agendamento
Acompanhar os marcos em um projeto pode ser complicado, especialmente porque cada membro da equipe precisa saber o que deve ser concluído e quando. Para combater isso, o software colaborativo pode empregar gráficos de Gantt claros e fáceis de seguir da linha do tempo do projeto, que podem ser atualizados constantemente. Isso é muito útil quando as coisas mudam inevitavelmente a qualquer momento e os recursos precisam ser alterados.
Ele também permite que os gerentes virtuais implementem instruções de maneira clara e acessível, exibindo tarefas individuais visualmente e permitindo que todos saibam onde estão com o clique de um botão. Isso garante que, entre o caos geral de um projeto ocupado, a organização deficiente não possa ser usada como desculpa para perder um prazo.
3. Melhor comunicação com os clientes
Todos nós já estivemos lá: a teleconferência das 10h com o cliente, que começa às 10h15 devido à falta de salas disponíveis (seguidas de outro atraso de 15 minutos, pois o cliente recebeu a discagem incorreta). Além de fazer você parecer menos profissional, também é um processo ineficaz e demorado.
Com o software on-line baseado em nuvem, essa saga não precisa acontecer. Os clientes podem acessar seu quadro de atribuições e ver facilmente seu progresso; eles podem dar feedback e fazer edições nas áreas relevantes - tudo o que precisam é de uma senha e um nome de usuário. No grande esquema das coisas, isso resulta em um uso muito mais eficiente do seu e do tempo do cliente.
4. Delegar tarefas com mais facilidade
Para os gerentes, pode ser extremamente demorado entregar tarefas a indivíduos, especialmente em projetos maiores que incorporam outros departamentos e locais. Em vez de informar cada pessoa uma de cada vez, a tarefa pode ser simplesmente inserida na linha do tempo do projeto e atribuída ao membro da equipe relevante, juntamente com instruções completas.
Isso facilita a vida de toda a equipe, que pode simplesmente verificar o software para ver o que eles devem estar fazendo e quando precisam ser feitos - uma vitória eficaz e que economiza tempo para todos.
5. Gerenciamento de orçamento
Esse é outro bônus de um sistema de software flexível e multiuso, principalmente para gerentes que precisam ficar de olho no custo de um projeto e garantir que ele não fique fora de controle. Por ter evidências quantificáveis reais de qual funcionário fez o quê e por quantas horas, os que controlam o orçamento podem ver os custos em tempo real e identificar onde está sendo gasto muito dinheiro.
Isso, por sua vez, pode informar as decisões no futuro, permitindo que os gerentes ajustem sempre que necessário ou aloquem horas de maneira diferente. A importância de ser responsável fiscalmente pode ser negligenciada quando o foco está firmemente no próprio projeto, e esse é um dos benefícios mais sutis do uso de uma ferramenta confiável de gerenciamento de projetos.
6. Compartilhamento e acesso a documentos
Um dos benefícios adicionais de ter tudo centralizado em um só lugar é o maior controle que os usuários têm sobre os documentos. Além do fato de que eles não podem ser perdidos ou extraviados, o sistema também permite que os usuários rastreiem quaisquer modificações ou envios, resultando em mais responsabilidade e transparência sobre quem mudou o que em um documento específico.
Também é prático, pois os membros da equipe podem encontrar documentos facilmente, sem ter que percorrer unidades compartilhadas ou solicitar links. Isso é especialmente conveniente quando um usuário aguarda uma versão atualizada de um arquivo ou você se encontra em uma reunião de última hora com clientes e precisa de acesso rápido.
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Se inscrever7. Processos padronizados
Como já mencionado, um dos principais benefícios do software de gerenciamento de projetos é que ele coloca todos na mesma página. Isso também se aplica aos seus processos, pois todos devem fornecer as mesmas informações e usar os mesmos modelos ao criar e editar documentos.
Embora isso possa parecer superficial, é importante padronizar tudo e garantir que cada documento tenha a mesma aparência. Além de parecer mais profissional, também ajuda a criar consistência e união em todos os sentidos, pois todos estão trabalhando da mesma maneira.
8. Integrar novos membros da equipe
Trazer alguém para um projeto no meio do caminho pode ser uma experiência assustadora para ambas as partes, pois uma riqueza de informações e contexto precisa ser explicada e aprendida em um espaço de tempo muito curto. Com uma ferramenta fácil de usar, qualquer nova adição à equipe pode revisar claramente o progresso do projeto desde o início, bem como qualquer mudança de direção ao longo do caminho. Isso significa que eles podem se integrar à equipe sem esforço, exigindo integração mínima e sendo capazes de produzir uma contribuição eficaz imediatamente.
9. Trabalho Remoto
Muitas empresas de ponta agora oferecem trabalho remoto e flexível; O software colaborativo permite que os funcionários façam isso de forma eficaz, sem se distanciar da equipe.
Isso ocorre porque os gerentes de projeto podem ter certeza de que as tarefas ainda estão sendo concluídas sem a necessidade de verificar fisicamente, enquanto os usuários em casa têm todos os recursos necessários na ponta dos dedos; tudo o que é necessário é uma conexão à internet confiável. Em um local de trabalho cada vez mais progressivo e aberto a mudanças, esse modo de trabalhar provavelmente se tornará mais comum em um futuro próximo - com esse software definido como o cerne disso.
Como você pode ver, os profissionais do uso de ferramentas de gerenciamento de projetos são indiscutíveis. Quando confrontada com tarefas complexas que consistem em uma grande força de trabalho, muitas vezes dispersa, a preocupação imediata é como lidar com a organização, delegação e comunicação. O software Synergetic resolve esses problemas com facilidade.
Ao cuidar da logística, isso permite que os gerentes se concentrem na liderança do projeto, enquanto os trabalhadores sabem exatamente o que devem fazer e quando; Como resultado, o processo se torna fácil e um resultado final positivo pode ser entregue para a satisfação de todas as partes.
Através de seu software de classe mundial, a Wrike capacitou algumas das empresas mais reconhecidas do mundo e continua a criar soluções inovadoras. Do planejamento à entrega, sua ferramenta permite que as equipes de negócios atinjam seus objetivos de projeto por meio de uma interface lógica e fácil de usar; seu software de ponta é agora usado por mais de 15.000 organizações em todo o mundo.
